Szukamy wykonawcy do opracowania Strategii promocji i komunikacji w ramach projektu „Biblioteka: Moje miejsce”. Zapraszamy do składania ofert na przygotowanie i wsparcie wdrożenia strategii promocji i komunikacji.

 

 

 

Cele projektu

Projekt jest realizowany w partnerstwie z Save the Children International (SCI).

Celem projektu jest wsparcie rozwoju ukraińskiej i polskiej młodzieży w wieku (14-18 lat) poprzez:

• wsparcie w rozwijaniu pasji, zainteresowań, budowania poczucia własnej wartości i sprawczości,
• wsparcie w wyborze dalszej ścieżki kariery w Polsce lub w Ukrainie,
• wsparcie w nauce szkolnej,
• wsparcie w nauce języka polskiego,
• integracji – poprzez udział w zajęciach organizowanych w bibliotekach.

Wsparcie dotyczy również ukraińskich rodziców i opiekunów.

Odbiorcy zadania:

Odbiorcy pośredni: 23 biblioteki – wiejskie, miejskie, w dużych i małych miejscowościach, z różnym zapleczem do działań, z różną liczbą personelu, z reguły maksymalnie 2 osoby (Zamawiający wskaże konkretne lokalizacje).

Odbiorcy bezpośredni: młodzież ukraińska (i polska) w wieku 14-18 lat, ale także uczniowie ostatnich klas szkoły podstawowej oraz średniej bez względu na wiek – minimum 30 osób w każdej bibliotece do 31 marca 2025 r.

Zadania, które biblioteka wykonuje w swojej społeczności (kontekst działań):

• Mapowanie miejsc, gdzie przebywa młodzież (przestrzeń lokalna i wirtualna).
• Działania komunikacyjne (zaproszenie do biblioteki na różne zajęcia projektowe, zaproszenie do tworzenia przestrzeni młodzieżowej, przygotowania wspólnego „projektu” – akcji społecznej na koniec programu).
• Bieżąca komunikacja z młodzieżą, poszukiwanie, zapraszanie nowych osób (rotacja uchodźców).
• Wsparcie młodzieży w przygotowaniu relacji z tworzenia przestrzeni (minimum to zdjęcia przed, w trakcie, po, krótki wywiad, cytaty z refleksji nad procesem tworzenia, współpracy, zdjęcia / video z różnych aktywności realizowanych w tej przestrzeni) oraz z realizacji „projektu społecznego”.
• Zachęcenie młodzieży do udziału w monitoringu i ewaluacji (ankiety anonimowe, dzielenie się wrażeniami, udział w wywiadach/ rozmowach ewaluacyjnych, badania samopoczucia po projekcie i prawdopodobnie również przed).

Zakres zadań wykonawcy związanych z pracą nad strategią:

1. Przygotowanie strategii komunikacji działań na dwóch poziomach:
   a. Ogólnopolskim – operatora projektu (FRSI)
   b. Lokalnym – realizatorów projektu (biblioteki)
2. Strategia powinna zostać przygotowana we współpracy z zespołem projektowym, ekspertami i uczestnikami projektu (bibliotekami – osobami pracującymi, uczestniczkami/kami działań projektowych w bibliotekach), z uwzględnieniem wniosków z badania potrzeb przeprowadzonego w ramach projektu Biblioteka dla Wszystkich. Różni. Równi. Ważni.
3. Strategia w części dla FRSI powinna zawierać: cele, grupy docelowe, kluczowe komunikaty, wytyczne dla graficzki (osoba wskazana przez Zamawiającego) oraz określone kanały oraz działania i narzędzia komunikacji (pozwalające osiągnąć wskazane cele).
4. Strategia w części dla bibliotek powinna zawierać:
   a) diagnozę (opartą na badaniach, w tym audyt kanałów komunikacji w bibliotekach projektowych),
   b) wytyczne dla bibliotek, jak przeprowadzić konkretne działania, opisane poniżej, jak osiągnąć zakładane cele uwzględniając zróżnicowanie warunków lokalnych i potencjału lokalnych bibliotek,
   c) wytyczne dla bibliotek, jak komunikować młodzieży konieczność ewaluacji działań i ich rezultatów.
5. Monitoring działań komunikacyjnych – narzędzia (na dwóch poziomach, projektu i biblioteki).

Inne zadania:

1. Przygotowanie podstawowych elementów graficznych we współpracy z graficzką zapewnioną przez Zamawiającego (wg. potrzeb wskazanych w strategii: szablony plakatów, szablony do mediów społecznościowych etc.).
2. Wytyczne i nadzór nad ich wdrożeniem w bibliotekach (z uwzględnieniem wytycznych wynikających z wymagań Grantodawcy) – rozliczane za godzinę nadzoru, szacowane jest 23 godzin, ilość godzin może ulec zmianie.
3. Szkolenia online dla osób odpowiedzialnych za komunikację z bibliotek (2 grupy).
4. Szkolenie stacjonarne (2 godziny zegarowe) w dniu 17 października (Warszawa lub okolice) wprowadzające bibliotekarzy w tematykę komunikacji działań dla młodzieży.
5. Wsparcie zdalne, konsultacje (w razie potrzeby) dla bibliotek przez pierwsze 3-6 miesięcy wdrażania strategii (mail/telefon/sesja online) – rozliczane za godzinę wsparcia, szacowane jest 23 godzin wsparcia, ilość godzin może ulec zmianie.

Zasady współpracy:

• Termin współpracy – od września 2023 r. do kwiecień 2025 r.;
• Zamawiający zapewnia dostęp do narzędzi do warsztatów online (Zoom) oraz webinariów (Clickmeeting);
• Zamawiający zapewnia wsparcie w przygotowaniu np. infografik;
• Materiały wymagają wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego (FRSI musi uzyskać akceptację Grantodawcy – SCI);
• Zamawiający zapewni tłumaczenie wymaganych materiałów na język ukraiński;
• Zamawiający może zlecić dodatkowe wsparcie, webinaria, materiały zgodnie z cennikiem podanym w ofercie;
• Wszystkie utwory powstałe w wyniku realizacji zamówienia (nagrania webinariów, prezentacje, raporty, rekomendacje, narzędzia) zostaną przekazane Zamawiającemu na otwartej licencji Creative Commons.

Wymagania (wiedza i doświadczenie oferenta i / lub ekspertów współpracujących:

• Doświadczenie w prowadzeniu i monitorowaniu skuteczności działań obszarze komunikacji, promocji i PR,
• Znajomość narzędzi komunikacji używanych przez/ docierających do osób młodych 14-18 – polskich i ukraińskich,
• Doświadczenie w przygotowaniu strategii komunikacji z młodzieżą (minimum 2 strategie) – rekomendacje od podmiotów, dla których była przygotowana strategia,
• Doświadczenie w opracowywaniu wytycznych do działań promocyjnych uwzględniających lokalne uwarunkowania, grupy docelowe i specyfikę instytucji, które będą z nich korzystać,
• Znajomość sposobów komunikacji młodzieży w obecnych czasach, w tym młodzieży ukraińskiej (mile widziane),
• Znajomość ogólnej sytuacji psychospołecznej młodzieży, w tym młodzieży ukraińskiej w Polsce (doświadczenie uchodźctwa, potencjalna trauma wojenna, doświadczenie dyskryminacji w Polsce).

Jak przygotować ofertę:

Osoby zainteresowane współpracą prosimy o przygotowanie i przesłanie mailowo następujących informacji:
Oferta z wyceną na formularzu ofertowym – załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji Wykonawcy. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w zapytaniu ofertowym, Wykonawca załączy Wykaz wykonanych usług oraz CV osoby (lub osób), która będzie / które będą osobiście realizować badanie w ramach tego Zamówienia.

Oferty prosimy wysyłać do czwartku 31 sierpnia 2023 r. do godz. 23.59 na adres: monika.schmeichel@frsi.org.pl.

Do pobrania:

• Zapytanie ofertowe
• Załącznik nr 1. Formularz oferty